Avec ses 3 cabinets dentaires localisés dans le canton de Genève à Lancy, Champel et Chêne-Bourg, le Groupe « Centre Dentaire de Genève » totalise une vingtaine de dentistes pour une soixantaine de collaborateurs. Les cabinets réalisent des actes de soins dentaires, de chirurgie esthétique et d’orthodontie. Un outil informatique moderne et performant est essentiel pour faire fonctionner les établissements, dont le plus important d’entre reçoit 22.000 patients par an. Au total, au niveau du groupe, jusqu’à une centaine d’actes sont réalisés par jour.
En 2020, le groupe a décidé de moderniser son outil informatique. Le docteur Bois nous explique comment Okam les a accompagnés dans ce projet.
Quels sont les besoins informatiques du groupe ?
« Nous gérons quotidiennement des données patients. Il était donc indispensable de trouver des solutions d’externalisation de notre informatique tout en garantissant une parfaite confidentialité et sécurité des données. »
Depuis leur création, chacun des trois cabinets dentaires du groupe disposait de son propre serveur de données installé dans ses locaux. L’ensemble des applications, comme la gestion des données patients, avec le détail des actes, dont notamment tous les fichiers de radiologie, reposaient sur ces infrastructures.
« Nous disposions d’un système de backup quotidien fiable mais qui avait l’inconvénient, en cas de problème, de ne pouvoir repartir que sur les données de la journée précédente. Nous avions également mis en place un système de sauvegarde quotidienne des informations sur un support externalisé ».
« L’accès aux moyens informatiques est devenu aujourd’hui indispensable pour traiter les patients. Nous avions donc besoin de passer à un système permettant de garantir la reprise de toutes les données en cas de perte de celles-ci, mais également de réduire au maximum le délai de reprise en cas d’incident », précise le docteur Bois.
« Cette configuration de serveurs locaux, non connectés et synchronisés entre eux, avait un inconvénient majeur : les différents cabinets fonctionnaient en silo, sans possibilité d’accéder aux données à distance. Il n’était donc pas possible aux dentistes de travailler en tout lieu pour préparer leurs dossiers et interventions, ou accueillir dans de bonnes conditions le patient d’un cabinet ayant pris rendez-vous dans un autre cabinet du groupe ».
L’ouverture et le développement du 3ème cabinet du groupe, ainsi que la fin du support de windows7, ont été deux déclencheurs qui nous ont fait prendre la décision d’une transformation globale de l’ensemble de nos infrastructures informatiques.
La particularité de cette transformation résidait dans le fait que le périmètre ne se limitait pas à des outils de communication et de collaboration, tels que les mails ou agenda partagés. Les dentistes utilisent quotidiennement des applications spécifiques permettant de consulter des images en 3D, représentant des gros volumes de fichiers. Concernant les postes de travail, la complexité provenait du fait que de nombreux appareils spécifiques sont connectés à des disques durs, par exemple par connexion USB.
Quelles ont été les grandes étapes du projet ?
« Nous avons consulté l’équipe Okam en leur exposant l’ensemble de nos enjeux et contraintes. Nous avons été immédiatement séduits par leur approche très structurée et concrète qui s’est traduite, quelques jours après notre premier échange, par un projet très clair, formalisé dans un document d’une quinzaine de pages. Ce document comprenait notamment une approche budgétaire détaillée », explique le docteur Bois.
La première étape de la mission a consisté à moderniser le parc d’ordinateurs qui ne correspondait plus aux besoins. L’équipe Okam est partie d’un inventaire complet qui a permis de conserver ou réallouer certaines machines. Pour chaque poste, des arbitrages ont été réalisés selon la nature des usages. Ainsi, par exemple, des clients légers ont été attribués aux fonctions purement administratives et des PC performants installés à proximité des postes de soins. Un travail a été également réalisé sur les accès Wifi, afin de permettre à tout collaborateur ou dentiste mobile entre les cabinets de pouvoir se connecter facilement et de façon sécurisée.
Une fois cette première étape réalisée, nous sommes passés à l’étape sensible de la migration des trois serveurs vers un datacenter unique. Il était essentiel, pour cette phase de transition, de n’avoir aucune interruption de service. La phase de préparation a été d’environ un mois, afin de prendre en compte toutes les spécificités. Il a notamment été nécessaire d’adapter le paramétrage des logiciels, initialement conçus pour fonctionner en local, afin d’avoir une gestion centralisée dans un cloud privé Okam. Une infrastructure de « disaster recovery » a été également mise en place. Durant les phases de migration, il a été nécessaire, pour l’équipe Okam, de travailler en dehors des heures d’ouverture.
« Nous n’avons pas, au sein du groupe, d’équipe informatique à proprement parler. Il était donc essentiel pour nous de pouvoir s’appuyer sur des compétences pouvant assurer le lien avec nos différents prestataires en place et éditeurs de logiciels spécialisés ».
Après ce projet de transition, quels bénéfices avez-vous constatés ?
« Aujourd’hui, nous considérons avoir atteint notre objectif qui était de migrer toutes les données et applications dans un datacenter privé externalisé et permettre de travailler indifféremment sur la totalité des dossiers patients depuis chaque centre, voire de l’extérieur. Nous avons également gagné en rapidité de connexion et donc confort de travail ».
« Nous avons également, grâce à cette externalisation, gagné en sécurité, tout en préservant la confidentialité des informations patients. Nous savons que maintenant, en cas de panne, nous pourrons reprendre le fil quasi normal de l’activité en une heure. En ce qui concerne les aspects financiers, nous disposons aujourd’hui d’une visibilité claire à 60 mois », précise le docteur Bois.
« Nous avons beaucoup apprécié le professionnalisme de l’équipe Okam, depuis les premières recommandations jusqu’à la phase la plus critique du projet qu’ils ont menée en cherchant à perturber le moins possible le quotidien des centres. Ce professionnalisme se confirme jour après jour, lorsque nous les sollicitons pour des actions de maintenance et de support. Nous tombons toujours sur des interlocuteurs compétents qui apportent des solutions rapidement à nos demandes ».
