Chez Okam nous avons développé une expertise forte sur les solutions Cloud Microsoft que nous déployons pour nos clients. De tels déploiements peuvent être rapides et permettre à l’entreprise d’être immédiatement plus opérationnelle. Cependant, afin de tenir compte de l’existant, ne pas créer d’interruption de service, apporter de réels bénéfices, il est nécessaire de dérouler un véritable projet aux étapes et livrables précis.C’est justement le rôle de Gregory BENOIST, chef de projet OKAM, de réaliser ce type de mission. Grégory nous partage les grandes lignes de la méthodologie déroulée par OKAM.
Quels sont les facteurs-clés de succès d’un projet de migration d’environnement collaboratif vers les solutions cloud Microsoft ?
« Il est important de prendre en compte que ce type de migration ne se limite pas à l’activation de comptes dans le cloud. Ces migrations partent par définition d’un existant qu’il faut prendre en compte. Cette démarche est essentielle pour non seulement ne pas provoquer d’interruption de service ou perte de données, mais également être capable d’apporter à l’entreprise une réelle amélioration au quotidien tout en renforçant la sécurité. Deux autres facteurs sont, à mon avis, essentiels : anticiper dès le début les évolutions possibles et accompagner les équipes en place. Sur ce dernier point, nous attachons beaucoup d’importance au transfert de compétence et à la gouvernance au quotidien.
La phase de compréhension des besoins est la clé qui peut faire réussir ou échouer un projet. Durant cette phase nous identifions des besoins fonctionnels et non fonctionnels. Ceci nous amène à investiguer avec le client différents points tels que : la façon de travailler au quotidien entre les équipes, les besoins de connectivité, les méthodes d’authentification et de gestion d’accès aux solutions, les règles de sauvegarde et de restauration.
Cette démarche de compréhension des besoins nous permettra de designer la solution et bien prendre en compte l’aspect humain du projet : Qui assure quelles responsabilités ? Où porter les actions de formation et transfert de compétence ? Répondre à ce questions identifiées en amont est le seul moyen pour permettre d’être opérationnel dès le jour de la migration. Et Grégory de compléter : Un utilisateur qui ne retrouve pas ces mails, des réunions qui ne peuvent se réserver, des fichiers de travail inaccessibles, des problèmes de connexion, un support non opérationnel, sont autant d’incidents à éviter à tout prix pour obtenir une bonne adhésion des équipes, dès les premières heures après la migration.
Quelles sont les étapes-clés pour ce type de projet ?
La phase dite « préparatoire » est une composante clé du projet. Notre équipe a vécu de très nombreux projets de migration d’environnements collaboratifs dans différents types d’entreprises. C’est cette expérience accumulée qui nous a permis de consolider notre méthodologie. Cette phase comprend un inventaire détaillé de l’existant et le design de l’architecture de la solution. Nous procédons également à la préparation d’une documentation opérationnelle complète.
Puis vient une phase de transition durant laquelle l’environnement Microsoft 365 est ouvert au groupe d’utilisateurs pour lesquels les données seront migrées. Cette phase est également l’occasion de déployer et valider que les choix faits pour la gouvernance et la gestion quotidienne sont les bons.
La 3ème phase permet de procéder aux ajustement issus de la phase de test et procéder au déploiement. Cette étape permet de migrer l’ensemble des utilisateurs, observer tous les indicateurs et finalement passer définitivement en mode « run » .
Pour mener à bien ces différentes étapes nous construisons et partageons avec nos clients une feuille de route précise prenant en compte toutes les phases du projet.
En matière de conduite de changement, l’un des points sur lesquels nous apportons beaucoup d’attention est la sécurité. Ce type de projet amène de nouveaux usages pour les collaborateurs qui vont avoir des capacités de collaboration étendues. Ainsi, plus d’informations et plus d’échanges vont transiter via le cloud. Il est donc essentiel de mener des actions de sensibilisation et de formation aux bonnes pratiques personnelles à mettre en œuvre. Pour contrer les scénarios de phishing de plus en plus sophistiqués, le meilleur rempart reste finalement la vigilance de chacun. Pour ces type de projet, nous proposons systématiquement un volet d’accompagnement sur ce sujet à nos clients.
Quels types de livrables fournissez-vous au client ?
Au-delà de la réussite de la migration sans interruption de service et de la satisfaction de tous les utilisateurs, nous considérons comme étant de notre responsabilité de documenter précisément l’ensemble du projet. Nous fournissons à ce titre trois types de documents :
– Un guide de référence de design qui explique finalement les choix qui ont été faits en termes d’architecture et de gestion des flux de données. Des aspects tels que la gouvernance y sont également abordés.
– Toute migration est un sujet sensible. Aussi, nous formalisons un plan de migration qui comprend toutes les étapes, détaille les aspects techniques et les risques à surveiller particulièrement.
– Une fois l’implémentation réalisée, nous fournissons un rapport détaillant le déroulement et permettant d’acter cette étape.
Les technologies, le périmètre de l’entreprise, les modes de collaboration vont continuer à évoluer. Cet effort de documentation permettra d’être en capacité d’adapter la solution que nous proposons.
Et Grégory de conclure : Migrer un environnement collaboratif complet, que ce soit pour une PME avec quelques dizaines de collaborateurs ou une plus grande organisation est un projet impactant le quotidien de 100% des employés. Mener ces projets de façon très structurée et rigoureuse nous permet d’assurer cette transition sereinement pour nos clients. Notre ambition est de faire en sorte que ces choix leur apportent une réelle valeur ajoutée en ouvrant des modes de collaboration qui leur étaient auparavant impossibles. »
