Conseil N°1 : créer très rapidement des équipes
Dès la mise en place de Teams, il est important de créer des équipes de travail et affecter les collaborateurs aux bonnes équipes. Cette démarche est importante afin de proposer aux utilisateurs une bonne expérience, qu’ils accèdent facilement à tous les documents et discussions sans pour autant être saturés en information, ce qui pourrait ralentir une bonne adoption comme on le voit parfois.
Ces équipes peuvent être privées ou publiques et ont chacune leur règle de fonctionnement en matière d’invitations, de rôles à l’intérieur de l’équipe. Organisation fonctionnelle, par projets, par centres d’intérêts, bon choix et formation des propriétaires de groupes : une simple réflexion en amont et l’affectation des utilisateurs aux bons groupes dès le déploiement, peuvent permettre une adoption forte dès les premiers jours.
Conseil N°2 : stocker et partager des documents
À quoi bon mettre en place un outil comme Teams si, au final, les documents continuent à circuler massivement par email ? Le stockage et le partage des documents sont des fonctionnalités essentielles qu’il faut prendre immédiatement l’habitude d’utiliser.
Le partage de fichiers ne se limite pas à l’utilisation entre collaborateurs. Il est possible de partager un document avec un client et d’en permettre la modification. Si la nécessité de partager un document n’est pas ponctuelle mais dure le temps d’un projet il est possible de créer un emplacement auquel des droits d’accès sont donnés. Une gestion fine des droits permet, par exemple, de segmenter les accès selon la nature des intervenants : fournisseurs, partenaires ou clients.
Conseil N°3 : co-édition en temps réel de document
Le travail en commun sur un document de travail en direct pendant une réunion virtuelle est un facteur d’efficacité indéniable. Que ce soit un document word, excel ou une présentation, tous les participants peuvent contribuer en apportant des modifications. Cette pratique permet finalement d’engager tous les participants et partager immédiatement le fruit de la session de travail.
Conseil N°4 : white-board pour travailler ensemble
Si une réunion a pour objectif de collecter des avis, des idées, quoi de mieux que de permettre à chacun de visualiser les contributions, finalement comme si la réunion se passait en présentiel ? Le tableau blanc permet d’écrire et dessiner, il est partageable dans l’espace collaboratif avec un accès limité aux participants ou en libre accès pour tous les collaborateurs.
Conseil N° 5 : indiquer sa disponibilité
L’utilisation de tels outils peut parfois perturber l’organisation personnelle de chacun si les sollicitations sont trop fréquentes. Chaque collaborateur peut décider d’afficher pour les autres s’il est disponible pour une interaction.
Un outil tel que Teams est très facile à installer et la plupart des utilisateurs se l’approprient rapidement. En revanche pour en faire un réel outil de productivité dans l’entreprise il est nécessaire dès le départ de mettre en place les bon paramétrages, prendre les bonnes décisions pour organiser les équipes et l’information puis s’assurer que les bonnes pratiques sont correctement diffusées.
